Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der EU‑Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist:

Universitätsklinikum Würzburg
Anstalt des öffentlichen Rechts
Josef-Schneider-Straße 2
97080 Würzburg
E-Mail: info@ukw.de
Telefon: 0931 201-0

2. Datenschutzbeauftragter

Universitätsklinikum Würzburg
Datenschutzbeauftragter
Josef-Schneider-Straße 2
97080 Würzburg
E-Mail: datenschutz@ukw.de

3. Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Hosting der Webseite

Wir hosten die Inhalte unserer Website beim Anbieter Alfahosting GmbH, Ankerstraße 3b, 06108 Halle (Saale) (nachfolgend Alfahosting). Zur Gewährleistung des datenschutzkonformen Betriebs der Webseite renage.de wurde mit Alfahosting ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Der Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO (Art. 28 DSGVO) und verpflichtet den Anbieter, die Daten ausschließlich zum Zwecke der Hosting‑Dienstleistungen zu nutzen, sie zu schützen und nicht an Dritte weiterzugeben. Die vertraglich festgelegten Pflichten des Anbieters entsprechen den Anforderungen der EU‑DSGVO und des BDSG

Beim Betrieb der Seite werden Zugriffs-Logfiles und Fehler-Logfiles auf dem Server gespeichert. Diese Logfiles enthalten die IP Adresse des Besuchers, und damit personenbezogene Daten. Es werden dort folgende Daten erfasst:

Besuchte Website
Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
Menge der gesendeten Daten in Byte
Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
Verwendeter Browser
Verwendetes Betriebssystem
Verwendete IP Adresse

Die IP Adresse wird nach 24 Stunden anonymisiert; dazu wird das letzte Oktett genullt. Die Löschung erfolgt dann nach spätestens 7 Tagen.

Weitere Details können Sie der Sie der Datenschutzerklärung von Alfahosting: https://alfahosting.de/datenschutz/ entnehmen.

WordPress

Der Informationsteil von renage.de wird mit der CMS-Software WordPress in der Standardversion umgesetzt. Das Anlegen von Benutzerkonten ist ebenso deaktiviert, wie das Erstellen von Kommentaren und Kontaktformulare. Der Betrieb von WordPress auf renage.de erfolgt ohne zudem ohne Einbezug externer Dienste (keine Nutzung von Plugins, insbesondere kein Tracking durch Google Analytics oder andere Statistik-Plug-Ins). Durch den Betrieb von WordPress fallen daher keine zusätzlichen Datenverarbeitungsprozesse an.

LimeSurvey

Im Unterbereich renage.de/befragung kommt die Befragungssoftware Limesurvey (limesurvey.org) zum Einsatz, die direkt unter der Domain renage.de installiert ist und betrieben wird.

Werden in einem Befragungsformular von den Umfrageteilnehmer:innen personenbezogene Daten erhoben, so informieren die Umfrageersteller:innen auf der Startseite seiner Umfrage gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die mit der Umfrage verbundene Datenverarbeitung (Daten, Zweck, Rechtsgrundlage, Dauer der Speicherung, ggf. Übermittlung an Dritte …).

Dabei können prinzipiell folgende Daten erhoben werden, da LimeSurvey diese als Funktionen anbietet:

Öffentliche Statistiken
Browser-Cookies um wiederholte Teilnahmen auszuschließen
CAPTCHA Test (Zugang zu Befragungen via Zugangscodes)
Datumstempel
Zeitnahmen

Explizit deaktiviert sind im LimeSurvey-Betrieb auf renage.de folgende Optionen zusätzlicher Datenverarbeitung:

IP-Adressen der Teilnehmer:innen
E-Mail-Adressen der Teilnehmer:innen
Browser-Cookies um wiederholte Teilnahmen auszuschließen
Google Analytics-Einstellungen

Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgen nicht

Alle erhobenen Daten von den Umfrageteilnehmern werden 3 Monate nach Beendigung der Befragung endgültig gelöscht

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen der Teilnahme an einer Online-Befragung ist in der Regel die Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO. Andernfalls informieren die Umfrageersteller:innen auf der Startseite ihrer Umfrage über die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
Die Erhebung personenbezogener Daten bei der Anmeldung am Umfragesystem LimeSurvey und dem Einstellen von Befragungen basiert auf einer Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art.
6 Abs. 1 lit. a. DSGVO oder erfolgt im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO in Verbindung mit § 18 DSG NRW.

Renage.de erhebt und verarbeitet die oben genannten für den technischen Betrieb erforderlichen Daten sowie Log-Dateien zur Wahrung der technischen Sicherheit der Systeme im Rahmen der Aufgabenerfüllung im Rahmen der wissenschaftlichen Tätigkeit der AG Rehawissenschaft am Universitätsklinik Würzburg gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e. DSGVO. Die Daten sind für die Online-Durchführung der Befragungen und den sicheren Betrieb des Systems erforderlich und werden nur für die jeweils genannten Zwecke genutzt

Art der Daten	Wo werden die Daten erhoben?	Zweck der Verarbeitung	Rechtsgrundlage	Dauer der Speicherung
IP‑Adresse	Server‑Logfiles des Webservers (WordPress‑Core).	Sicherstellung des Website‑Betriebs, technische Analyse, Schutz vor Missbrauch.	Art. 6 § 1 (1) ( a) DSGVO – berechtigte Interessen des Betreibers	Bis zur Beendigung der Hosting‑Beziehung bzw. bis zur Löschung des Accounts.
Server‑Log‑Daten (z. B. Zeitpunkt, Zugriffsart, angeforderte Seite, HTTP‑Referer)	Server‑Logfiles.	Technische Wartung und Optimierung der Website.	Art. 6 § 1 (1) ( a) DSGVO – berechtigte Interessen des Betreibers	Bis zur Beendigung der Hosting‑Beziehung.
Antworten aus LimeSurvey)	LimeSurvey‑Datenbank auf demselben Server.	Auswertung der wissenschaftlichen Studie, Veröffentlichung von aggregierten Ergebnissen, Verbesserung von Prozessen.	a. Art. 6 § 1 (1) ( a) DSGVO – berechtigte Interessen des Betreibers b. Art. 6 § 1 (1) ( a)  bzw. Art. 6 § 1 (1) ( b) DSGVO – Einwilligung der Befragten (falls explizit eingeholt)	Bis zum Abschluss der Studie und nach Abschluss der Analyse (siehe § 11).

4. Speicherung und Weitergabe

Alle Daten (Server‑Logs, LimeSurvey‑Antworten) werden ausschließlich auf den Servern des Hosting‑Anbieters Alfahosting GmbH gespeichert. Für die Datenverarbeitung liegt ein gültiger Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen dem Verantwortlichen und Alfahosting vor. Die Daten werden ausschließlich zur Erbringung der Hosting‑Dienstleistungen genutzt und nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, gesetzliche Verpflichtungen bestehen (z.  B. Gerichtsbeschluss).

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Für die IP‑Adresse und Server‑Logs: Art. 6 § 1 (1) ( a) DSGVO – berechtigte Interessen des Betreibers.
Für die LimeSurvey‑Antworten: Art. 6 § 1 (1) ( a) DSGVO – berechtigte Interessen des Betreibers; zusätzlich Art. 6 § 1 (1) ( b) DSGVO – Einwilligung der Befragten (wird explizit eingeholt).

6. Rechte der Betroffenen

Betroffene haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten zu verlangen, Berichtigung, Einschränkung, Löschung oder Datenübertragbarkeit zu beantragen sowie ihre Einwilligung zu widerrufen.

Für die IP‑Adresse und Server‑Log‑Daten gelten die entsprechenden Rechte.
Für LimeSurvey‑Antworten gilt:

Auskunft & Löschung: Teilnehmer können jederzeit die Löschung ihrer Antworten verlangen.
Widerruf: Ein erteilter EinwilligungsWiderruf führt zur Löschung aller zugehörigen Daten.

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie bitte das Studienteam ReNaGe:

PD Dr. Matthias Lukasczik, Dr. Jennifer Seeger, Roland Küffner
kontakt@renage.de

7. Datensicherheit

Der Verantwortliche und Alfahosting setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die dem Stand der Technik entsprechen:

SSL‑Verschlüsselung (HTTPS)
Firewalls, Intrusion‑Detection‑Systeme
Regelmäßige Updates von Betriebssystem, PHP, WordPress‑Core und LimeSurvey
Beschränkung von Schreibrechten auf das Webverzeichnis
Backups und Notfallpläne

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Der Verantwortliche behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Änderungen werden auf der Website veröffentlicht. Die jeweils aktuelle Version gilt als verbindlich.